安徽省康养慈善基金会档案管理制度

第一条  为规范基金会档案管理工作，特制定本办法。

第二条  归档的文件材料必须按类别立卷，以年度为线索。基金会在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第二章 档案管理原则

第三条  全体工作人员应树立档案意识，凡反映基金会工作的一切有效资料和文字记录都属于基金会档案留存的历史资料。

第四条  行政部应建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限。

第三章 档案的收集管理

第五条  坚持部门收集、管理文件材料制度。

第六条  各部门都要建立健全平时归卷制度，根据本部门的业务范围及当年工作任务，管理好平时文档。

第七条  公文承办人员应及时将办理完毕或经部门主管批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门归卷。

第四章 归档范围

第八条  行政档案

（一）上级主管部门及其他单位相关往来文件；

（二）基金会制定的各种文件、办公会记录及通知；

（三）基金会名义出具的请示、报告、函复等文件；

（四）专职、兼职人员的人事简历及相关资料；

（五）基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表等。

第九条  财务档案

（一）基金会日常支出财务报销凭证、帐目、审批手续及报表；

（二）捐赠收据等入帐单据；

（三）预算计划、审计报告、统计报表等重要财务文档。

第十条 项目档案

（一）项目建议书、项目概要、在申请时提供的辅证材料；

（二）项目协议；

（三）项目实施过程中各阶段的报告；

（四）项目管理过程记录，包含各阶段的检查表；

（五）项目实施过程交流材料；

（六）项目评估的评定意见；

第十一条 传播资料档案

（一）基金会各类物品制作及印刷品；

（二）媒体报道部门原件剪报；

（三）照片、影片、录音、录像、视频等；

（四）阶段性汇总归档材料；

（五）资助项目的传播素材。

第五章 立 卷

第十二条  为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门配合，行政部负责组卷、编目。

第十三条  案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第十四条  归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第六章 档案的销毁

第十五条  对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。

第十六条  办理销毁手续，经秘书长批准，方能销毁。

第七章 档案借阅、利用工作

第十七条  案卷一般仅供在安徽省康养慈善基金会阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

第十八条  借阅期限不得超过两个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

第八章 附 则

第十九条  各部门应积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。

第二十条  本办法由行政部解释、补充，由基金会理事会批准执行。